Archivage numérique : ouverture de SAM
Le système d'archivage numérique des Archives de Nantes est désormais opérationnel. Baptisé SAM pour Socle d'archivage numérique métropolitain, il est le fruit d'un long travail associant archivistes et informaticiens. Ce bâtiment d'archives virtuel permet aujourd'hui de conserver les documents numériques, toujours plus nombreux.
Pourquoi concevoir un système d'archivage numérique
Les Archives de Nantes ont pour mission de collecter, classer, conserver et communiquer les documents et données produits par les services de la Métropole, de la Ville et du Centre communal d'action sociale. Depuis quelques années, la production administrative des services est majoritairement numérique. Un grand nombre de documents, tels que les photographies ou les plans, sont nativement conçus et conservés au format numérique. Ils n'ont plus de support physique. Cette transformation n’est pas sans poser un certain nombre de problèmes de conservation : les supports numériques sont en effet très fragiles et les évolutions de formats peuvent rendre les documents illisibles par des machines plus modernes.
Se pose alors la question de l'archivage numérique. L’enjeu est de permettre aux collectivités de justifier de leurs droits et obligations en maintenant l’authenticité et l’intégrité des documents numériques. Il s'agit également de préserver leur patrimoine informationnel.
Face à ce défi, les Archives de Nantes ont lancé en 2019 un programme pour définir et organiser le maintien de l’authenticité et de l’accessibilité dans le temps des documents numériques qui lui sont confiés. Il a pris forme avec la création d'un système d'archivage numérique, baptisé SAM pour Socle d’archivage [numérique] métropolitain. Son but est de permettre la prise en charge, la conservation et la consultation sécurisée et pérenne des documents et données. Il constitue ainsi l’équivalent virtuel des magasins qui accueillent déjà les archives physiques.
Une réflexion pluridisciplinaire à l'échelle métropolitaine
Pour mener à bien ce programme, les Archives de Nantes ont réuni une équipe pluridisciplinaire rassemblant des archivistes et des informaticiens. Ce groupe a été chargé de recueillir les besoins, de trouver les solutions adaptées et de rédiger le socle documentaire de gouvernance.
Le programme SAM a été porté par la création du service commun « Gestion documentaire archives » dès 2018. Dans le cadre d’un schéma de mutualisation métropolitain, le périmètre d’intervention des Archives de Nantes a en effet été étendu aux communes de la Métropole volontaires. Dès le départ, 17 communes sur 24 ont fait le choix d’adhérer à l’offre complète d’archivage qui leur était proposée (archives physiques et numériques), avec, à terme, la promesse de la mise à disposition d’un système d’archivage numérique. En 2020, l’ensemble des communes de la Métropole ont rejoint le service commun.
En 2022, le groupe-projet retient le programme VITAM (Valeurs immatérielles transmises aux archives pour mémoire) comme plateforme d’archivage. Il s'agit d'une solution d’archivage numérique libre, développée par l’État pour trois grands ministères (Culture, Affaires étrangères, Armées), avec l’objectif d’une diffusion et réutilisation la plus large possible.
La même année, le nom « SAM » est choisi par le vote des interlocuteurs privilégiés des Archives dans les services : les correspondants et référents archives de la Métropole et des communes. Parallèlement, les Archives organisent la gouvernance de l’archivage numérique avec une répartition claire des rôles et responsabilités entre les acteurs.
Novembre 2024 : l'inauguration de SAM
Cette première phase de travail trouve aujourd'hui sa conclusion avec l’intégration de la plateforme d’archivage dans le système d’information de la Métropole. Le bâtiment d'archives virtuel qu'est SAM permet désormais de collecter et conserver les archives des services de la Métropole et de ses communes.
En 2025 auront lieu les premiers versements d'archives numériques, automatisés ou semi-automatisés. Une interface de consultation viendra compléter ce système d'archivage dans les années à venir.
Cette réflexion sur la création d'un système d'archivage numérique a été positive à bien des égards. Elle a non seulement amené les archivistes à enrichir leurs outils, mais aussi à adapter leurs procédures et leur approche de la production documentaire. En effet, alors que la quantité d'information produite est de plus en plus importante et qu'elle est éparpillée à travers de multiples outils, cette évolution a amené les archivistes à modifier leur positionnement. Ils ne se placent plus seulement à l'issue de la chaîne documentaire en recevant les archives, mais ils interviennent désormais au plus près de la création de l’information.
Interface de l'entrée du magasin sur la plateforme d'archivage de SAM
