Le b.a.-ba des archives

5Fi362 - Ecole normale d'institutrices. Manipulations de chimie, 3ème année. (1909)

Avant de se plonger dans nos fonds et de découvrir comment sont gérées les archives, il est utile de connaître les principaux termes et notions clés de l’archivistique utilisés par les professionnels. Ce B.A-BA présente quelques points de repères simples pour mieux comprendre le rôle des archives et les enjeux liés à leur gestion, leur conservation et leur valorisation.

Que désigne le mot archives ?

Ce terme désigne les documents, quels que soient leur date, leur forme et leur support matériel, produits ou reçus par toute personne physique ou morale, et par tout service ou organisme public ou privé, dans l’exercice de leur activité. Le mot « archives » est couramment employé dans le sens restrictif de documents ayant fait l’objet d’un archivage, par opposition aux archives courantes.

Qu’est-ce qu’un support ?

Matière (parchemin, papier, film, bande magnétique…) sur laquelle sont fixées des informations écrites, sonores, électromagnétiques, numériques ou visuelles pour constituer et ou conserver un document.

Qu’est-ce qu’un magasin d’archives ?

Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. Aux archives de Nantes, les magasins sont ainsi répartis sur deux sites : le bâtiment principal situé rue d’Enfer et un site annexe à Saint-Herblain.

Qu’est-ce que la collecte ?

Une des missions fondamentales d’un service d’archives, consistant à recueillir et à rechercher auprès des producteurs de documents, publics ou privés, des versements, des dépôts ou des dons ainsi que des documents à acheter.

Qu’est-ce qu’un producteur d’archives ?

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

Qu’est-ce que le tri ?

Opération consistant à séparer, au terme d’une évaluation, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés en raison de leur intérêt historique ou patrimonial de ceux qui sont voués à l’élimination.

Qu’est-ce qu’un versement ?

Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés.

Qu’est-ce que l’élimination ?

Procédure règlementée qui consiste à soustraire un dossier ou un ensemble de dossiers du versement auquel il appartient, ou bien encore à soustraire des documents du dossier auquel ils appartiennent, car ils sont dépourvus d’utilité administrative et d’intérêt historique.

Qu’est-ce qu’un mètre linéaire ?

Unité de mesure des archives correspondant à la quantité de documents rangés sur une tablette d’un mètre de longueur.

Qu’est-ce qu’une entrée extraordinaire ?

hormis les versements qui répondent à une obligation règlementaire de collecte et de conservation des archives publiques présentant un intérêt historique, les services publics d’archives peuvent accueillir des documents ou fonds d’archives entrant par voie extraordinaire. Cette notion recouvre plusieurs cas de figure, principalement la collecte d’archives privées (laquelle peut se faire sous différents statuts juridiques), mais également la restitution ou le dépôt d’archives publiques.

Qu’est-ce qu’une cote ?

Il s’agit de l’identifiant archivistique d’un document, composé d’un ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes). Elle peut désigner un dossier, un groupe de documents ou encore un fichier unitaire et correspond à sa place dans le cadre de classement ou à son adresse dans les magasins. Pour accéder à un document ou à un ensemble de documents, il vous faudra préciser sa cote.

Exemples de cotes spécifiques des Archives de Nantes pour les archives contemporaines (W pour les archives définitives de la Ville de Nantes et du CCAS postérieures à 1940, WM pour les archives définitives de la Métropole et les structures intercommunales précédentes, EL pour les archives éliminables de ces mêmes collectivités; WAE, WMAE pour les archives numériques, sur le même principe)

Qu’est-ce qu’un fantôme ?

Fiche mise à la place d’un article ou d’un document extrait du dossier auquel il appartient, pendant la durée de sa communication.

Qu’est-ce qu’un Système d’archivage électronique (SAE) ?

C’est l’ensemble des procédures ainsi que d’infrastructures matérielles et logicielles permettant de conserver et de restituer des documents ou données électroniques aussi longtemps que nécessaire en garantissant leur intégrité et leur lisibilité.

Qu’est-ce qu’une archive nativement numérique ?

Les archives nativement numériques sont produites directement avec des outils informatiques. Ce sont des documents originaux de différents formats : fichiers bureautiques (texte, tableur), bases de données, photographies, courriels, etc.

Qu’est-ce qu’une archive numérisée ?

La numérisation désigne la copie d’un documents papier, analogique ou argentique vers un format électronique. Les archives numérisées sont en quelque sorte des photocopies numériques. Elles sont ensuite consultables en ligne sur le portail des archives numérisées Nouvelle fenêtre. Seuls les documents fragiles ou régulièrement consultés sont numérisés.

Qu’est-ce que la dématérialisation ?

Transformation de documents papier en traitement numérique, soit par le biais d’une opération de numérisation, soit par la révision des processus de production et de gestion de l’information. Ex : dématérialisation des permis de construire obligatoire depuis 2022.

Qu’est-ce qu’un cadre de classement ?

Le cadre de classement des archives des communes organise les documents produits par les services selon leurs activités puis les regroupe par fonds d’archives publiques ou privées, séries et sous-séries, anciennes, modernes et contemporaines Nouvelle fenêtre.

Qu’est-ce qu’un inventaire ?

Un inventaire d’archives décrit les informations contenues dans un dossier ou ensemble de documents. Ils sont consultables via le catalogue en ligne Nouvelle fenêtre et sont régulièrement mis à jour ou enrichis.

Qu’est-ce qu’un index ?

Un index est une liste alphabétique des noms de personnes, de lieux ou de matières relevés dans des documents d’archives. L’index des Archives de Nantes se réfère à l’histoire nantaise ou métropolitaine : « événement nantais » pour les bombardements de 1943 ou encore les noms des « navires » ayant transité par le port de Nantes.

Qu’est-ce que la communicabilité ?

Qualité d’un document ou d’un fonds d’archives que son régime juridique rend accessible au public.

Qu’est-ce qu’une archive non communicable ?

Les archives publiques sont librement communicables sauf lorsqu’elles contiennent des informations pouvant porter atteinte à la vie privée, au secret médical, à la défense nationale ou à la sûreté de l’État. Il est toutefois possible de demander une dérogation Nouvelle fenêtre pour avoir accès par anticipation aux documents.

Un index est une liste alphabétique des noms de personnes, de lieux ou de matières relevés dans des documents d’archives. L’index des Archives de Nantes se réfère à l’histoire nantaise ou métropolitaine : « événement nantais » pour les bombardements de 1943 ou encore les noms des « navires » ayant transité par le port de Nantes.

Qu’est-ce que l’action culturelle ?

Activités d’un service d’archives destinées à faire connaître au public l’existence et l’intérêt scientifique ou artistique des fonds et collections qu’il conserve et à les mettre ainsi en valeur par le biais d’expositions, de conférences, de publications, de visites…

Qu’est-ce que l’action éducative ?

Activités d’un service d’archives destinées à sensibiliser le public scolaire aux archives par le biais d’expositions ; de recueils, d’ateliers, de classes d’archives, de travaux sur documents et de visites réalisées dans le cadre de son service éducatif.

Les pages du service éducatif des Archives de Nantes.


Quelques sources :